编者按:本文来自微信公众号“LinkedIn”(ID:LinkedIn-China),作者:Ling,36氪经授权发布。

有不少领导,绕着弯跟你说话,旁敲侧击的那种。开会2小时,很简单的事,说不明白讲不到重点。也不分工,就让一起做。

事后还要催催催,过来人简直两行泪!

这也是许多初入职场的年轻人要学的第一课:

为什么当领导的不能把话说明白? 

一般来说,越是需要靠人际关系生存的地方,越是会有这种官僚化的领导。越是讲究效率的地方,越需要说话直接了当,干脆利落。

进入职场后,细心的职场新人们总是会发现,那些升迁的特别快的人,大都事事门清,表达清晰简练。

因为人家清楚地明白,跟人打哑谜浪费的这大把时间和造成的相关风险,ta可以确定性的做很多其他更有用的事情。

职场新人必修课:怎么听懂领导的话,怎么把话讲明白

所以与其半夜睡不着去揣测这种领导到底想表达什么,还不如把自己的表达能力培养好,这样才有机会去更专业更高效的环境发展。

就算是留在这样的单位,更要把具体事情落实,为自己建立好的口碑。

高效表达这么重要的事情,其实是有套路的,再加上刻意的练习,职场小白也能在短时间内成为表达高手。

1 回应领导结论先行

员工们都会遇到给上级汇报工作的情况,虽然好的工作汇报可能不会让你一步登天,但是一场糟糕的汇报很有可能就会让你失去晋升的机会。

经常会踩雷汇报最常见的是以下两种:

  • 地毯式陈述

有的人,领导明明问她要一个绩效考核统计数据,她总是说这个数据是从哪里来的,用什么方法和工具统计出来的。

但就是不直接告诉领导数据是多少,让上司很是着急和抓狂,就觉得跟她说话太费劲。

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这样的员工很容易把领导搞得很烦躁,被弃用是迟早的事。 

  • 东拉西扯没重点

讲了很多,写了很多,但很松散,没有主题思想,事物之间缺乏关联性,看不到想要的东西。

或者他明明想说的是A,说着说着开始讲B,雄文三千、跑题万里……

这些都是很常见的错误,就连做个PPT,满屏都是文字,连个小标题都懒得标黑,一到正式汇报,就一个一个字照着上面念……

那怎么样才能很好汇报工作,第一个套路就是中心法则,结论先行。

1)先讲结论

2)再讲经过

3)最后再重复结论

经理:小李啊,上次交给你的任务做完了没?进度如何?

小李:还没有。因为对接供应商那边出了一点问题,大概要三到五个工作天才能解决,所以我还需要一个星期来完成这个计划书。

工作是否完成是经理最关心的结论,但这个结果经理通常不会满意。

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所以小李直接补上经过,也就是对接供应商那边的现状,最后再强调一次结论:还需要一些时间来完成这个计划书。

相反的,如果小李的结论已经达成经理的期待,经理也可以选择结束对话。

假若对话继续下去,请记得在最后再重复一次结论,以确保你们之间进行的不是一场无效沟通。

结果法的重点就在于先阐述事情的全貌,并将主导权交给对方,让对方获得急需的答案后,再由他决定对话是否要持续下去。

领导更想了解的是你的工作结果和效率,从领导的需求出发,工作汇报事半功倍。

2 升职快的都会主动汇报

刚开始工作那会,偶尔得知部门有个同事每天雷打不动给经理写一封邮件,列数她今天所完成或者在进行中的工作。

我心想,有必要浪费时间做这个还不如好好干活,从不去打扰老板,到时候交活儿完事,多利索!

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后来担任了项目经理的工作,其中一个必要的工作就是每周都要写项目进程报告,然后才意识到工作汇报的必要性。

我在写报告的过程中,需要把上个阶段发生的事项像放回放电影一样全部过一遍,然后再提炼总结。

因为篇幅有限,要找到合适的语言和逻辑来表达,这个过程就是一个锻炼思维能力和表达能力的过程。

写出来的东西和说出来的相比,能成倍地调动你的脑力。

首先,花时间想想你汇报的目标。

没有清晰的目标,就无法撰写进度报告。

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团队里其他人希望从我这得到什么信息?

我应该重点写哪方面的东西?

有哪些任务很重要需要让他们知道?

第二个套路是工作汇报模板: 

D (DONE): 上阶段完成的事务

I (IN PROGRESS): 正在进行的事务

T (TO DO):准备下阶段开始的事务

R(RISK):有哪些风险可能会影响到工作的进程

I (ISSUE):哪些问题或者挑战需要及时解决,从而能让工作继续推进

如果把这几个关键点都在工作总结邮件中覆盖,就可以给你的老板一个立体的影像。

汇报的本质,是沟通。既是传递工作成果,也是为了寻求明确的上级支持,请好好运用这个沟通套路。

3 说不明白,是因为没想明白

为什么别人三两句话就能够说清楚的事,你却说了一大堆别人还不知道你想表达什么?

为什么你会在工作中的述职、工作汇报时感到焦虑不安、不知道从哪里说起?

偶遇大老板,他随口一问,最近项目进展如何,你会在心里说:“惨了,“烤”验我的时刻到了?”

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说不清,其实是因为思维结构不对。

想不明白,其实是因为逻辑混乱。

表达时需要一个明确的主题的,你要知道你们在谈论什么,对于这个主题,有想法最好。

但是如果能有自己独立的观点,那更好了。

要一事一议,紧扣主题,尽量不要说多,说多了会乱,也很难讲清楚,所以一定要一事一汇报。

明确是什么。

“明确”的意思就是主题明确,而且层次分明。

明确性意味着要将多层次的主题进行分离,比如:

什么是属于整体的?什么是必须单独拿出来考虑的?产生这样的结果是因为什么?

明确来自深度的思考,经过思考的表达,才能做到有话直说,表达清晰,知道什么时候,说什么话。

那么表达之前该如何思考呢?

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这就需要先把大主题进行拆分,拆分成小的主题,针对每个主题进行思考准备。然后再把思考过后的小主题进行整合,组合成一个完整的大主题。

就好比搬家,把搬家当成一个项目来管理,先拆分开搬家都包含的部分:

寻找新房子,收拾整理,运输,购买新家具,处理旧物,户口迁移,新家装修等等。

想好每一个独立步骤,设定优先级,制定进度表,然后再把每个部分整合成一个有系统的整体,这样在操作起来就是步骤清晰,避免出错了。

每年的述职报告会上,新人和有工作经验的人,表现就会大不一样。

新人往往罗列自己这一年都做了哪些事,像流水账一样让人听了想睡觉。

而有一定经验的同事做述职汇报时,会先讲明自己这一年的工作业绩成果,然后分析哪些是业务成果,如何做到的,哪些是辅助工作的成果,如何做到的。

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最后还不忘对未来一年工作的规划概述。

谁优谁劣,一眼可判。

最后给大家提供几个提高沟通沟通能力的练习方法,持之以恒修炼,你也能成为表达简洁利落的沟通高手。

1)锻炼归纳能力

在说话前,要先练好归纳能力,将想说的话汇整成简单扼要要的重点。

2)避开专业术语

说话高手往往造成不同年龄层的人都明白他要传达的讯息,会试图将柏林用语,专业术语和艰涩涩词汇,转换成一般性词汇,而且内容最好简单到“连中学生也听得懂。”

例如,向一名中学生说明总经理的职务时,你可以这么说:

我想你的学校都有篮球队吧?而总经理,就跟篮球队的教练一样⋯⋯

3)在话中明确说明理由

有魅力的演说者之所以能够能够说动别人,让多数人心服,唯一诀窍就是“在话中,明确说明源由”。

“说这是正确的,那是因为⋯⋯”

“为何会推荐你这个,那是因为⋯⋯”

久而久之,你的逻辑力便会跟着提升。

现在是表达的红利,你不说,难道等机会掉到你头上吗?

在职场中勇于表达、善于表达的人总是更能得到领导青睐。想要在职场表达中游刃有余只需掌握这3个套路:

  • 回应领导,结论先行

  • 汇报工作,简练覆盖进度和风险

  • 有意识地锻炼逻辑思维能力